Ausgangs­post online versen­den – So gelingt es sogar im Homeoffice

Alle arbei­ten von daheim! Alle? Nein, da gibt es die paar Kolle­gin­nen und Kolle­gen, die regel­mä­ßig für die tägli­che Ausgangs­post ins Büro müssen. Dazu gehören Rechnun­gen, Angebote und Kunden­in­for­ma­tio­nen, die keinen Aufschub erlau­ben, ebenso wie die großen Monats­ab­rech­nun­gen, die manuell versand­fer­tig gemacht und verschickt werden müssen. Geht New Work nicht anders?


Zugege­ben, die Einsam­keit und Stille eines leeren Büros hat durch­aus seinen Reiz, wenn man dadurch zum Beispiel der eigen­wil­li­gen Katze, dem unaus­ge­las­te­ten Kind und dem ewig mahnen­den Wäsche­berg entflie­hen kann. Muss man das Homeof­fice aller­dings wegen fehlen­der techni­scher Möglich­kei­ten verlas­sen, dann ist das deutlich weniger erfreu­lich und schon gar nicht zeitge­mäß.

Posta­li­scher Versand von Rechnun­gen und beson­ders wichti­ger Brief­ver­kehr verlangt aber genau das: Ausdru­cken, kuver­tie­ren, adres­sie­ren, frankie­ren und zur Post bringen. Denn während sich durch die fortschrei­tende Digita­li­sie­rung – nochmals verstärkt durch die Corona Pande­mie – die Infra­struk­tur und die Prozesse in den Büros verän­dert haben, gibt es doch Berei­che, die häufig davon ausge­spart bleiben.

Mit Sicher­heit gibt es Ausnah­me­fälle, die ein persön­li­ches Erschei­nen nötig machen, aber die Ausgangs­post muss nicht länger dazuge­hö­ren. Vor allem nicht in Zeiten von „New Normal Working“, also der Möglich­keit, zeitlich und räumlich höchst flexi­bel zu arbei­ten – zumin­dest solange die Inter­net­ver­bin­dung mitmacht. Beson­ders schnell haben die großen Konzerne auf die Pande­mie reagiert und häufig sogar 100%ige Homeof­fice-Modelle geschaf­fen, die auch über die akute Corona-Krise hinaus gelten sollen. In den meisten Unter­neh­men oder Agentu­ren schwankt die Homeof­fice-Quote je nach pande­mie­be­ding­ter Empfeh­lung. Derzeit arbei­ten circa 26% komplett von zu Hause, 36% teilweise im Büro und 39% wieder komplett im Büro/Betrieb. (Quelle: Slack; Statista 2021). Über sämtli­che Befra­gun­gen hinweg ist eines deutlich erkenn­bar: Der große Wunsch, auch künftig flexi­bel entschei­den zu können. Die Notwen­dig­keit haben auch Arbeit­ge­ber erkannt und reagie­ren in Joban­ge­bo­ten schon fast standard­mä­ßig mit „New Normal Working“-Möglichkeiten. Der Auf- und Ausbau einer funktio­nie­ren­den techni­schen Infra­struk­tur ist also defini­tiv eine sinnvolle und notwen­dige Inves­ti­tion. Womit wir wieder beim Thema Ausgangs­post wären.

Nach dem PDF die Sintflut

Durch smarte Office-Lösun­gen, die alle Arbeits­schritte ab Druck überneh­men, erspart man sich perso­nelle Ressour­cen, aber ebenso materi­elle. Große und teure Drucker zum Beispiel, die neben Platz auch ordent­lich Unter­halts- und Wartungs­kos­ten fressen. Aber auch Lager­flä­chen für Kuverts & Co mitsamt der Inven­tur und Nachbestellung.

Die Basis bildet dabei eine Software, die häufig ans eigene ERP-System oder an eine belie­bige Fachan­wen­dung angebun­den werden kann.

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Durch den Wegfall von Drucker­kos­ten und Material, sowie Porto­er­spar­nis­sen durch smarte Sendungs­zu­sam­men­füh­rung ist die Einfüh­rung einer Output-Manage­ment-Software oft schon für kleine Unter­neh­men mit wenigen Mitar­bei­tern renta­bel. Die Kosten setzen sich meist zusam­men aus Einrich­tungs­ge­bühr, den laufen­den Service­pau­scha­len und der trans­pa­ren­ten Abrech­nung der tatsäch­li­chen Versand-Jobs.

In der Regel unter­schei­det man zwischen einem Client, der lokal auf den Rechnern der Mitar­bei­ten­den instal­liert wird und einer Web-Anwen­dung über die fertige PDF-Dateien hochge­la­den und verar­bei­tet werden können. Einige Software-Lösun­gen bieten beides und man wählt die Option, die für die eigenen Bedürf­nisse am besten passt.

Die Imple­men­tie­rung ist in den meisten Fällen sehr unkom­pli­ziert und schnell abgeschlos­sen. Nach der Einrich­tung passiert der Rest auf Knopf­druck und man gewinnt bare Zeit für wichti­gere Aufgaben.

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