Alle arbeiten von daheim! Alle? Nein, da gibt es die paar Kolleginnen und Kollegen, die regelmäßig für die tägliche Ausgangspost ins Büro müssen. Dazu gehören Rechnungen, Angebote und Kundeninformationen, die keinen Aufschub erlauben, ebenso wie die großen Monatsabrechnungen, die manuell versandfertig gemacht und verschickt werden müssen. Geht New Work nicht anders?
Zugegeben, die Einsamkeit und Stille eines leeren Büros hat durchaus seinen Reiz, wenn man dadurch zum Beispiel der eigenwilligen Katze, dem unausgelasteten Kind und dem ewig mahnenden Wäscheberg entfliehen kann. Muss man das Homeoffice allerdings wegen fehlender technischer Möglichkeiten verlassen, dann ist das deutlich weniger erfreulich und schon gar nicht zeitgemäß.
Postalischer Versand von Rechnungen und besonders wichtiger Briefverkehr verlangt aber genau das: Ausdrucken, kuvertieren, adressieren, frankieren und zur Post bringen. Denn während sich durch die fortschreitende Digitalisierung – nochmals verstärkt durch die Corona Pandemie – die Infrastruktur und die Prozesse in den Büros verändert haben, gibt es doch Bereiche, die häufig davon ausgespart bleiben.
Mit Sicherheit gibt es Ausnahmefälle, die ein persönliches Erscheinen nötig machen, aber die Ausgangspost muss nicht länger dazugehören. Vor allem nicht in Zeiten von „New Normal Working“, also der Möglichkeit, zeitlich und räumlich höchst flexibel zu arbeiten – zumindest solange die Internetverbindung mitmacht. Besonders schnell haben die großen Konzerne auf die Pandemie reagiert und häufig sogar 100%ige Homeoffice-Modelle geschaffen, die auch über die akute Corona-Krise hinaus gelten sollen. In den meisten Unternehmen oder Agenturen schwankt die Homeoffice-Quote je nach pandemiebedingter Empfehlung. Derzeit arbeiten circa 26% komplett von zu Hause, 36% teilweise im Büro und 39% wieder komplett im Büro/Betrieb. (Quelle: Slack; Statista 2021). Über sämtliche Befragungen hinweg ist eines deutlich erkennbar: Der große Wunsch, auch künftig flexibel entscheiden zu können. Die Notwendigkeit haben auch Arbeitgeber erkannt und reagieren in Jobangeboten schon fast standardmäßig mit „New Normal Working“-Möglichkeiten. Der Auf- und Ausbau einer funktionierenden technischen Infrastruktur ist also definitiv eine sinnvolle und notwendige Investition. Womit wir wieder beim Thema Ausgangspost wären.
Nach dem PDF die Sintflut
Durch smarte Office-Lösungen, die alle Arbeitsschritte ab Druck übernehmen, erspart man sich personelle Ressourcen, aber ebenso materielle. Große und teure Drucker zum Beispiel, die neben Platz auch ordentlich Unterhalts- und Wartungskosten fressen. Aber auch Lagerflächen für Kuverts & Co mitsamt der Inventur und Nachbestellung.
Die Basis bildet dabei eine Software, die häufig ans eigene ERP-System oder an eine beliebige Fachanwendung angebunden werden kann.
Ausgangspost in wenigen Klicks über die Cloud versenden – egal von wo Sie arbeiten.
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Durch den Wegfall von Druckerkosten und Material, sowie Portoersparnissen durch smarte Sendungszusammenführung ist die Einführung einer Output-Management-Software oft schon für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden rentabel. Die Kosten setzen sich meist zusammen aus Einrichtungsgebühr, den laufenden Servicepauschalen und der transparenten Abrechnung der tatsächlichen Versand-Jobs.
In der Regel unterscheidet man zwischen einem Client, der lokal auf den Rechnern der Mitarbeitenden installiert wird und einer Web-Anwendung über die fertige PDF-Dateien hochgeladen und verarbeitet werden können. Einige Software-Lösungen bieten beides und man wählt die Option, die für die eigenen Bedürfnisse am besten passt.
Die Implementierung ist in den meisten Fällen sehr unkompliziert und schnell abgeschlossen. Nach der Einrichtung passiert der Rest auf Knopfdruck und man gewinnt bare Zeit für wichtigere Aufgaben.
