Case Study

V‑Bank: Digita­les Archiv erleich­tert den Alltag

Die V‑Bank AG mit Sitz in München setzt mit ihrem Geschäfts­mo­dell auf die Depot- und Konto­füh­rung sowie auf die Wertpa­pier­ab­wick­lung für banku­n­ab­hän­gige Vermö­gens­ver­wal­ter und ausge­wählte Kunden wie Family Offices. Auf diese Weise entwi­ckelte sich das Kredit­in­sti­tut binnen weniger Jahre zum bundes­weit führen­den Anbie­ter in diesem Segment. Derzeit betreut das Bankhaus mit 63 Mitar­bei­tern Mandan­ten­gel­der von mehr als 400 freien Finanz­dienst­leis­tern in Höhe von über 20 Milli­ar­den Euro.


Hohe Sicher­heits­an­for­de­run­gen beim Wertpapierhandel

Die Bank verfolgt einen klar fokus­sier­ten, risiko­ar­men und trans­pa­ren­ten Ansatz, um ihren Kunden hohe Integri­tät, Serio­si­tät und Sicher­heit zu bieten. Dies gilt vor allem beim Wertpa­pier­han­del. Aus diesem Grund müssen sich Mitar­bei­ter vor jeder Trans­ak­tion verge­wis­sern, dass die erfor­der­li­che Bevoll­mäch­ti­gung vorliegt. Bisher lagerte das Finanz­in­sti­tut die dafür benötig­ten Unter­la­gen im hausei­ge­nen Archiv. Jede Order war mit hohem Aufwand verbun­den, da die Mitar­bei­ter mühsam den entspre­chen­den Ordner suchen, mitneh­men und anschlie­ßend auch wieder zurück­brin­gen mussten.

Joint Venture mit passen­der Lösung 

Um diesen Prozess zu verein­fa­chen und die Mitar­bei­ter spürbar zu entlas­ten, sollte eine digitale Lösung gefun­den werden, die den hohen Sicher­heits­an­for­de­run­gen des Kunden genügt. Das passende Konzept hierfür lieferte ein Joint Venture der Formware GmbH mit der Compu­tershare Commun­ca­tion Service GmbH, einem inter­na­tio­na­len Dienst­leis­ter für die Verwal­tung von Aktien­re­gis­tern, Mitar­bei­ter­be­tei­li­gungs­pro­gram­men und Hypothe­ken­dar­le­hen. Compu­tershare digita­li­sierte und indexierte hierzu das gesamte Archiv der V‑Bank. Formware erstellte paral­lel im firmen­ei­ge­nen, ISO 27001:2013 zerti­fi­zier­ten und revisi­ons­si­che­ren Rechen­zen­trum ein Langzeit­ar­chiv, und speicherte dort die gewon­ne­nen Daten.

Digitale Archi­vie­rung und perfor­mante Datenbereitstellung 

Neue Kunden­da­ten werden nun im Scan-Verfah­ren von Compu­tershare erfasst, direkt im Rechen­zen­trum angelegt und dort in zwei unabhän­gige Abschnit­ten in gespie­gel­ten Clustern vorge­hal­ten. Durch diese Redun­danz wird eine durch­gän­gige Verfüg­bar­keit bei maxima­ler Verlust­si­cher­heit und eine perfor­mante Daten­be­reit­stel­lung inner­halb von Milli­se­kun­den sicher­ge­stellt. Ein diffe­ren­zier­tes Berech­ti­gungs­kon­zept regelt Zugriffe und umfang­rei­che Such- und Filter­funk­tion erleich­tern den Bankan­ge­stell­ten die tägli­che Handha­bung. Der gesamte Prozess konnte auf diese Weise enorm verschlankt werden. Anstatt sich regel­mä­ßig auf den Weg zum Archiv und dort auf Ordner­su­che zu begeben, können die Mitar­bei­ter nun mit wenigen Klicks die benötig­ten Dokumente aufrufen.


Kunden­stimme

„Die gemein­same Lösung von Formware und Compu­tershare erleich­tert unseren Mitar­bei­tern die alltäg­li­che Arbeit wirklich enorm. Wofür sie bisher viel Zeit aufbrin­gen mussten, können sie jetzt ganz einfach und neben­bei direkt am Arbeits­platz erledigen.”

Steffen Lettmeier, Vorstand der V‑Bank AG