Elektro­ni­sche Rechnun­gen an öffent­li­che Auftraggeber

Verein­fa­chung einer­seits, Komple­xi­tät anderer­seits: Was Sie bei (oder besten­falls vor) der elektro­ni­schen Rechnungs­stel­lung und ‑übermitt­lung berück­sich­ti­gen sollten.

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Seit 2014 müssen Kommu­nen, Bundes- und Länder­be­hör­den – kurzum alle Auftrag­ge­ber der öffent­li­chen Verwal­tung – elektro­ni­sche Rechnun­gen empfan­gen und verar­bei­ten können. Seit 2020, also sechs Jahre später gilt diese Verord­nung (mit wenigen Ausnah­men) auch auf Seiten der Rechnungs­stel­ler und Liefe­ran­ten, die verpflich­tet sind, Rechnun­gen an Behör­den elektro­nisch zu übermitteln.

Damit wird die elektro­ni­sche Rechnung noch bedeu­ten­der und es lohnt sich, einen Blick auf das eigene Rechnungs-Setup zu werfen und besten­falls vor einer Umstel­lung auf die Feinhei­ten zu achten. Die gesetz­li­che Basis bildet dabei die Richt­li­nie 2014/55/EU oder kurz E‑Rech-VO. Sie legt fest, dass Rechnun­gen an Bundes­be­hör­den ausschließ­lich als XRech­nung oder einem entspre­chen­den Daten­for­mat, wie beispiels­weise ZUGFeRD 2.1.1 im Profil EN16931 bereit­ge­stellt werden müssen. Genaue Vorga­ben wie diese sorgen langfris­tig für eine Verein­fa­chung und Vereinheitlichung.

Aktuell sind in der E‑Rechnungsverordnung klar geregelt:

• Die Vorga­ben des Rechnungsformats
• Die akzep­tier­ten Übertragungskanäle
• Die Nutzungs­be­din­gun­gen von Rechnungseingangsportalen

Nachfol­gend wollen wir die drei Berei­che kurz erläu­tern und aufzei­gen, wo wir Sie unter­stüt­zen können:

a) Rechnungs­for­mat XRech­nung: Welche Daten enthält eine XML?

• Die Ausgangs­ba­sis bilden in der Regel die gefor­der­ten Rechnungs­de­tails Ihres Auftrag­ge­bers. Anhand derer analy­sie­ren wir Ihre bestehen­den Rechnungs­da­ten, um eine reibungs­lose Kommu­ni­ka­tion zwischen Empfän­ger- und Sender­da­ten zu garantieren.
  
• Wir unter­stüt­zen Sie außer­dem beim umfang­rei­chen Daten-Mapping, das für eine korrekte Zuord­nung der ausge­le­se­nen Daten sorgt.
  
• Auch komplexe Rechnungs­do­ku­mente (wie bspw. Versi­che­rungs­steuer / EEG-Umlagen bei Energie­ver­sor­gern, etc.) können in der XRech­nung abgebil­det werden.

b) Rechnungs­über­mitt­lung: Wie landet meine Rechnung beim Empfänger?

Generell lassen sich vier Formen der Übermitt­lung unter­schei­den: Per E‑Mail, über das gesicherte PEPPOL-Netzwerk, über die manuelle Eingabe via Webfor­mu­lar oder per Upload. Wie auch beim Rechnungs­for­mat, gelten bei der Übermitt­lung formale Vorga­ben und techni­sche Voraus­set­zun­gen. Die Rechnungs­über­mitt­lung via E‑Mail oder das PEPPOL-Netzwerk ermög­licht den automa­ti­sier­ten Daten­aus­tausch ohne manuelle Eingabe, dies spart Zeit und reduziert Fehler­quel­len. Für beide Varian­ten gelten unter­schied­li­che Vorteile, beson­ders hervor­zu­he­ben ist jedoch die gesicherte Übertra­gung via PEPPOL-Netzwerk. Für die Teilnahme benötigt man einen sogenann­ten Access Point, von denen es weltweit etwa 200 gibt. Formware ist einer davon und unter­stützt Sie als Dienst­leis­ter beim Rechnungs­ver­sand via PEPPOL-Netzwerk, aber auch per E‑Mail.

c) Rechnungs­über­mitt­lung: Wie können Sie kontrol­lie­ren, dass die Rechnung auch ankommt?

Leider kann der Rechnungs­stel­ler die versen­de­ten XRech­nun­gen ledig­lich validie­ren. Den vollstän­di­gen Rechnungs­emp­fang kann nur der jewei­lige Rechnungs­emp­fän­ger verifi­zie­ren. Das bedeu­tet, sie benöti­gen die Mitar­beit Ihrer Geschäftspartner.

Positiv zu erwäh­nen ist dafür, dass die Anbie­ter von Rechnungs­ein­gangs­por­ta­len eine Nutzung der offizi­el­len Testum­ge­bung ermög­li­chen, weswe­gen nach einer geglück­ten Testphase mit einem funktio­nie­ren­den Workflow zu rechnen ist.

Gesetz­li­cher Hinter­grund: Freiwil­lige Umstel­lung oder gezwungenermaßen?

Generell gilt, dass der Rechnungs­emp­fän­ger (=öffent­li­cher Auftrags­ge­ber) darüber entschei­det, welcher Versand­ka­nal genutzt werden soll. Handelt es sich dabei um gewich­tige Unter­neh­men oder/und Behör­den, trägt das natür­lich zur Etablie­rung und Durch­set­zung der XRech­nung bei. Vor allem, wenn gesetz­li­che Richt­li­nien daran geknüpft sind:

So nehmen Bundes­be­hör­den bereits jetzt Rechnun­gen nur noch im Format XRech­nung an und Kommu­nen sind verpflich­tet, XRech­nun­gen zu empfan­gen. Auch auf Länder­ebene ist man bestrebt, die Umset­zung der E‑Rechnungsverordnung zeitnah zu reali­sie­ren; so planen beispiels­weise die Bundes­län­der Schles­wig-Holstein und Hamburg ab 2022 eigene Rechnungseingangsportale.

3, 2, 1… los: Folgende Fragen sollten Sie vor einer Umstel­lung auf XRech­nung klären:

• Sind Ihre Kunden Auftrag­ge­ber der öffent­li­chen Verwaltung?
• Falls ja: Müssen Sie XRech­nun­gen für Ihre Kunden an Rechnungs­ein­gangs­por­tale schicken
  oder als E‑Mail bereitstellen?
• Falls ja bei Rechnungs­ein­gangs­por­ta­len: Welches Portal nutzt der Kunde?

Heraus­for­de­run­gen bei/vor einer Umstel­lung auf XRech­nung sind:

• Das Daten-Mapping (= das Ausle­sen und Zuord­nen der Daten)
• Die teilweise komple­xen Trans­ak­ti­ons­do­ku­mente beispiels­weise bei Energie­ver­sor­gern oder Versicherungen
• Etwaige Testläufe, die eine Unter­stüt­zung der Rechnungs­emp­fän­ger erfor­dern (und auf deren Seite kurzfris­tig Ressour­cen beanspruchen)

Trotz all der Komple­xi­tät gilt es abschlie­ßend zu betonen, dass wir bei Formware überzeugt sind, dass das XRech­nungs­for­mat eine große Zukunft hat und auch außer­halb der öffent­li­chen Verwal­tung mehr und mehr an Bedeu­tung gewin­nen wird. Wir haben Erfahrung mit XRech­nun­gen im B2C und B2G Bereich und unter­stüt­zen Sie gerne in der Entschei­dung für ein passen­des Proze­dere. Wir erfül­len dabei die gängigs­ten (behörd­li­chen) Anfor­de­run­gen und überneh­men Mapping, Aufbe­rei­tung, Konver­tie­rung, Validie­rung und Versand.

Weitere Details zum Stand der Regeln finden Sie unter:

• Aktuel­ler Umset­zungs­stand der Einfüh­rung der elektro­ni­schen Rechnung im öffent­li­chen Sektor
  https://www.xoev.de/sixcms/media.php/13/eRechnung-%D6ffentlicheL%E4ndersynopse-2020–07.pdf
  
• Stand der Regelun­gen bei der E‑Rechnung beim Bund und den Bundes­län­dern
  https://www.ferd-net.de/ressourcen/bund-laender-uebersichten/stand-der-regelungen-bei-der-e-rechnung-beim-bund-und-in-den-bundeslaendern.html
  
• Elektro­ni­sche Rechnun­gen an Bund, Länder & Gemein­den
  https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/

Haben Sie Fragen zur elektro­ni­schen Rechnungs­stel­lung an öffent­li­che Auftrag­ge­ber und Inter­esse an einer benut­zer­freund­li­chen Umset­zung? Dann kontak­tie­ren Sie uns, wir unter­stüt­zen Sie gerne!