Connext E‑Invoice | Die Lösung für elektronische Rechnungen
Mit Connext E‑Invoice von Formware entscheiden Sie sich für eine ganzheitliche, cloudbasierte Service-Lösung rund um den elektronischen Rechnungsprozess im B2B, B2C und B2G Bereich. In standardisierten Rechnungsformaten wie XRechnung, ZUGFeRD oder EDI lassen sich PDFs oder XML-Daten verarbeiten und im Nachgang vollständig automatisiert elektronisch übermitteln. Connext E‑Invoice garantiert hierbei eine sichere Übertragung nach ISO 27001:2013 und ein dazugehöriges Datenschutzkonzept. Zeitersparnis, optimierter Workflow und eine Reduzierung manueller Eingabefehler sind die positive Folge.
XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Datenformat für den Austausch von elektronischen Rechnungen. Formware konvertiert Ihre Eingangsdaten in diesen Standard, der seit 2020 verpflichtend für die Rechnungsstellung an Bundesbehörden ist.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat für elektronische Rechnungen, das sowohl in der PDF‑, als auch in der eingebetteten XML-Datei inhaltlich identische Daten enthält. Durch die Kombination aus Sichtstück und Datenstück eignet sich ZUGFeRD für den Einsatz im B2G, B2B und auch B2C Bereich.
EDI
EDI ist der strukturierte Austausch elektronischer Daten zwischen zwei Geschäftsparteien, die sich zuvor auf einen gemeinsamen ‑branchenüblichen- Standard einigen müssen. Bekannte Nachrichtenformate sind z.B. SWIFT (Finanzwesen) oder UN/EDIFACT.
Seit dem 27.11.2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden im XRechnungsformat eingereicht werden.
XRechnung: Nettodaten effizient zuordnen und auslesen
XRechnung als etablierter Standard
Die XRechnung gilt als die am meisten etablierte Form der elektronischen Rechnung und ist mit der E‑Rech-VO vom 27. November 2020 noch relevanter geworden. Diese Verordnung legt fest, dass Rechnungen an Bundesbehörden ausschließlich in diesem oder einem entsprechenden Datenformat, wie beispielsweise der aktuellen Version von ZUGFeRD, bereitgestellt werden müssen.
Ausnahmen bilden Rechnungen aus Direktaufträgen von bis zu 1.000 Euro (netto), sowie Rechnungen aus verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen oder bestimmten Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes.
Sollten Sie zudem regelmäßig Rechnungen an die öffentliche Verwaltung der Bundesländer, Kommunen oder Gemeinden stellen, bietet sich ebenfalls die Umstellung auf XRechnung an. Denn bereits seit 18. April 2020 müssen kommunalen Einrichtungen dieses Format empfangen und verarbeiten können.
Bestandteile von XRechnung
Bei der Erstellung einer XRechnung müssen bestimmte Pflichtvorgaben der E‑RECH-VO berücksichtigt werden, wie die nebenstehende Grafik aufzeigt.
Formware übernimmt mit dem Service „E‑Invoice“ den kompletten Prozess Ihrer XRechnung: Das Mapping (Übersetzung Ihrer Daten in das XRechnungsformat) der benötigten Datenfelder, die Konvertierung Ihrer Daten in die XRechnung und den anschließenden Versand über ein gesichertes Netzwerk, wie beispielsweise PEPPOL.
Die Rechnung muss folgende Informationen enthalten:
• Umsatzsteuerliche Rechnungsbestandteile
• Leitweg-Identifikationsnummer
• Bankverbindungsdaten
• Zahlungsbedingungen
• DE-Mail / E‑Mail (des Rechnungsstellers)
Pflicht, wenn bekannt:
• Auftragskennnummer
• Lieferantennummer
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ZUGFeRD: Hybrides Datenformat für B2B, B2G und B2C
Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland …
… oder auch kurz ZUGFeRD genannt, ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsversand. Erarbeitet vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), erfüllt es unter anderem die spezifischen Anforderungen der XRechnung, die beispielsweise für die öffentliche Verwaltung in Deutschland gelten.
Hervorzuheben ist die gleichzeitige Bereitstellung von inhaltlich identischen PDF- und XML-Dateien. Dies ermöglicht den Einsatz für die Endverbrauchenden, ebenso wie für Kundinnen, Kunden oder den kommunalen Sektor. Vordergründig wird eine PDF verschickt und empfangen, während im „unsichtbaren“ Hintergrund die Rechnungsdaten im firmeneigenen Softwaresystem weiterverarbeitet werden. Connext E‑Invoice sorgt hier für eine reibungslose Zuordnung der Daten und stellt Ihnen alle aktuellen ZUGFeRD Profile bereit.
EDI: Effizienter Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern
Datenaustausch mit EDI
Hinter EDI (Electronic Data Interchange) verbirgt sich der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten wie beispielsweise Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Dieser Datentransfer erfolgt ohne manuelle Eingriffe und basiert auf strukturellen Schemata, den sogenannten EDI-Standards. Deren Definitionen erfolgt seitens global agierender Organisationen wie der UN oder DIN. Die UN/EDIFACT der Vereinten Nationen, ist dabei das am häufigsten verwendete Format. Je nach Branche finden sich noch eine Reihe von „Dialekten“, bzw. Subsets. Dazu zählen z.B. SWIFT für das Finanzwesen oder VDA für die deutsche Automobilindustrie.
Connext E‑Invoice spricht all diese Sprachen und Dialekte und ermöglicht Ihnen einen effizienten Datenaustausch nach Ihren Anforderungen.
Connext EDI Konverter und Connext EDI Kommunikations-Interface
Connext EDI Konverter
Die Ausgangsdaten Ihres ERP-Systems werden vom Connext EDI Konverter in EDI-Nachrichten umgewandelt, die auf einem vorab von den Geschäftspartnern definierten EDI-Standard beruhen. Diese übersetzten Nachrichten (Daten) sind die Basis für eine reibungslose und automatisierte Kommunikation zwischen den Versand und Empfangs-Systemen. Das sogenannte Mapping sorgt für eine individuelle Zuordnung der ausgelesenen Daten und ist ebenfalls Teil der Connext E‑Invoice Leistung.
Connext EDI Kommunikations-Interface
Das Connext EDI-Kommunikations-Interface stellt eine Verbindung zwischen Sendenden und Empfangenden her und überträgt die zuvor konvertierte Nachricht sicher an den Geschäftspartner. Standardmäßig setzt Connext E‑Invoice auf Punkt-zu-Punkt-Verbindung, die sich zur Übertragung großer Datenmengen eignet und eine dauerhafte Erreichbarkeit der Versands- und Empfangs-Systeme voraussetzt. Unterstützte Übertragungsprotokolle sind beispielsweise HTTPs, (s)FTP oder AS4.
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Key-Funktionen von Connext E‑Invoice im Überblick
Eine cloudbasierte Lösung für elektronische Rechnungen, die auf weltweit anerkannten Standards basiert
Gesetzeskonforme Archivierung und genormte Datensicherheit nach ISO 27001:2013
Komplettlösung: Formware übernimmt Mapping, Konvertierung, Versand, Aufbereitung und Validierung
Branchenunabhängiger und zielgerichteter Einsatzbereich (B2B/B2C/B2G)
Gesicherte Anbindung von Partnersystemen und ‑netzwerken (ZRE, OZG-RE, PEPPOL)
Zeitersparnis und Fehlerreduzierung durch automatisierten Datenaustausch ohne manuelle Eingabe
Übertragungsprotokolle: Versand der XRechnung via E‑Mail und PEPPOL
Generell gibt es zwei Möglichkeiten, XRechnungen zu übermitteln: Per E‑Mail oder über ein gesichertes Netzwerk. PEPPOL ist ein solches Netzwerk und wird von Bundesbehörden, Kommunen und öffentlichen Auftraggebern genutzt. Im direkten Vergleich zur E‑Mail überwiegen jedoch die Vorteile einer gesicherten Übertragung, weswegen Connext E‑Invoice standardmäßig PEPPOL anbietet.
Übertragungsprotokolle: Sichere XRechnungs-Übermittlung über das PEPPOL Netzwerk
Die Abkürzung PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement OnLine“ und bezeichnet ein sicheres Netzwerk zum Austausch elektronischer Daten zwischen teilnehmenden Ländern. Dazu zählen aktuell auf europäischer Ebene Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Italien, Norwegen, Österreich, Portugal und Schweden; international sind Australien, Neuseeland, Singapur, USA und Kanada angebunden.
Als Rechnungsstellendes Unternehmen benötigt man einen sogenannten Access Point. Diesen kann man selbst beantragen und implementieren oder Sie nutzen einen zertifizierten Service Provider wie uns: Formware ist mit Connext E‑Invoice einer von etwa 200 zertifizierten PEPPOL Access Points und ermöglicht Ihnen die gesicherte Übertragung der elektronischen Dokumente und XRechnungen im B2B oder B2G-Bereich. Wenn Sie sich für Connext E‑Invoice von Formware entscheiden, gehören außerdem das Bounce-Management und die Versandprotokollierung zum Leistungsspektrum.
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Übertragungsprotokolle EDI
Neben bekannten Übertragungswegen wie E‑Mail und FTP existieren zahlreiche nationale, produkt- oder branchenspezifische Übertragungswege für die Kommunikation im EDI-Umfeld.
Gängige Übertragungsprotokolle für EDI-Nachrichten:
Value Added Network:
(VAN) Atlas, AT&T, EXITE, IBM, KPN, OpenText GXS, Telebox X.400, Tradanet
Direktverbindung:
OFTP(2), AS2, AS4, FTP(S), SFTP, http(S)
Häufige Fragen zu XRechnung, E‑Invoice und ZUGFeRD
Ja. Branchenübliche Softwarelösungen (wie bspw. SAP, Microsoft Dynamics, Oracle E‑Business Suite oder NetSuite) sind mit Connext E‑Invoice kompatibel und nach dem Mapping werden die Rechnungsdaten entsprechend zugeordnet, sodass Sie keinen manuellen Übertrag vornehmen müssen.
Die Leitwege-ID, sowie die Information über den Empfangskanal (E‑Mail ZRE, OZG-RE, …) erhalten Sie direkt vom Rechnungsempfänger.
Die restlichen Daten gleichen denen einer üblichen Rechnung und sind Ihnen in der Regel bereits bekannt. Formware unterstützt Sie dabei, die Daten zu übersetzen – sowohl in der reinen fachlichen Zuordnung, als auch im Format.
Sobald Connext E‑Invoice angebunden ist, funktioniert es sofort. Zuvor führen wir das sogenannte Mapping durch und ordnen Ihre Datensätze den XRechnungs-Daten zu.
Nein. Im Sinne der Datensicherheit gibt es kein offengelegtes „Nachschlagewerk“ der teilnehmenden Unternehmen. Es gibt eine Liste aller zertifizierten Access Points, wozu auch Formware gehört, nicht jedoch von deren Kunden.
Diese Entscheidung hängt von Ihrem jährlichen Rechnungsvolumen an Bundesbehörden und Kommunen ab. Für den Aufbau eines eigenen Access Points fallen Entwicklungskosten an und zudem laufende Kosten für die Mitgliedschaft bei OpenPEPPOL. Deshalb empfiehlt sich bei einem niedrigerem Rechnungsvolumen der Anschluss über einen Peppol Service Provider.
Webinaraufzeichnungen zum Thema E‑Invoicing
Mit Wolfgang Will von den Stadtwerken Cottbus erläutern wir Ihnen in diesem etwa 30-minütigem Webinar (+Fragerunde), wie die XRechnung in bestehende Softwarelösungen integriert werden kann und erfahren aus Anwendersicht, warum sich eine Implementierung lohnt.
Christian Schmidt ist Produktmanager bei Formware und Experte für PEPPOL. Zusammen mit Geschäftsführer Thomas Stampf erklärt er in knapp 45 Minuten die faktenbasierten Vorteile vom Daten- und Rechnungsversand über gesicherte Netzwerke, insbesondere PEPPOL.