Connext E‑Invoice | Die Lösung für elektro­ni­sche Rechnungen

Mit Connext E‑Invoice von Formware entschei­den Sie sich für eine ganzheit­li­che, cloud­ba­sierte Service-Lösung rund um den elektro­ni­schen Rechnungs­pro­zess im B2B, B2C und B2G Bereich. In standar­di­sier­ten Rechnungs­for­ma­ten wie XRech­nung, ZUGFeRD oder EDI lassen sich PDFs oder XML-Daten verar­bei­ten und im Nachgang vollstän­dig automa­ti­siert elektro­nisch übermit­teln. Connext E‑Invoice garan­tiert hierbei eine sichere Übertra­gung nach ISO 27001:2013 und ein dazuge­hö­ri­ges Daten­schutz­kon­zept. Zeiter­spar­nis, optimier­ter Workflow und eine Reduzie­rung manuel­ler Einga­be­feh­ler sind die positive Folge.

XRech­nung

Die XRech­nung ist ein reines XML-Daten­for­mat für den Austausch von elektro­ni­schen Rechnun­gen. Formware konver­tiert Ihre Eingangs­da­ten in diesen Standard, der seit 2020 verpflich­tend für die Rechnungs­stel­lung an Bundes­be­hör­den ist.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybri­des Daten­for­mat für elektro­ni­sche Rechnun­gen, das sowohl in der PDF‑, als auch in der einge­bet­te­ten XML-Datei inhalt­lich identi­sche Daten enthält. Durch die Kombi­na­tion aus Sicht­stück und Daten­stück eignet sich ZUGFeRD für den Einsatz im B2G, B2B und auch B2C Bereich.

EDI

EDI ist der struk­tu­rierte Austausch elektro­ni­scher Daten zwischen Geschäfts­part­nern, die sich zuvor auf einen gemein­sa­men ‑branchen­üb­li­chen- Standard einigen müssen. Bekannte Nachrich­ten­for­mate sind z.B. SWIFT (Finanz­we­sen) oder UN/EDIFACT.

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Seit dem 27.11.2020 müssen Rechnun­gen an Bundes­be­hör­den im XRech­nungs­for­mat einge­reicht werden.

XRech­nung: Netto­da­ten effizi­ent zuord­nen und auslesen

XRech­nung als etablier­ter Standard

Die XRech­nung gilt als die am meisten etablierte Form der elektro­ni­schen Rechnung und ist mit der E‑Rech-VO vom 27. Novem­ber 2020 noch relevan­ter gewor­den. Diese Verord­nung legt fest, dass Rechnun­gen an Bundes­be­hör­den ausschließ­lich in diesem oder einem entspre­chen­den Daten­for­mat, wie beispiels­weise ZUGFeRD 2.1.1 im Profil EN16931, bereit­ge­stellt werden müssen.

Ausnah­men bilden Rechnun­gen aus Direkt­auf­trä­gen von bis zu 1.000 Euro (netto), sowie Rechnun­gen aus vertei­di­gungs- und sicher­heits­spe­zi­fi­schen Aufträ­gen oder bestimm­ten Angele­gen­hei­ten des Auswär­ti­gen Dienstes.

Sollten Sie zudem regel­mä­ßig Rechnun­gen an die öffent­li­che Verwal­tung der Bundes­län­der, Kommu­nen oder Gemein­den stellen, bietet sich ebenfalls die Umstel­lung auf XRech­nung an. Denn bereits seit 18. April 2020 müssen kommu­na­len Einrich­tun­gen dieses Format empfan­gen und verar­bei­ten können.

Bestand­teile von XRechnung

Bei der Erstel­lung einer XRech­nung müssen bestimmte Pflicht­vor­ga­ben der E‑RECH-VO berück­sich­tigt werden, wie die neben­ste­hende Grafik aufzeigt.

Formware übernimmt mit dem Service „E‑Invoice“ den komplet­ten Prozess Ihrer XRech­nung: Das Mapping (Überset­zung Ihrer Daten in das XRech­nungs­for­mat) der benötig­ten Daten­fel­der, die Konver­tie­rung Ihrer Daten in die XRech­nung und den anschlie­ßen­den Versand über ein gesicher­tes Netzwerk, wie beispiels­weise PEPPOL.

Die Rechnung muss folgende Infor­ma­tio­nen enthalten:

• Umsatz­steu­er­li­che Rechnungs­be­stand­teile
• Leitweg-Identi­fi­ka­ti­ons­num­mer
• Bankver­bin­dungs­da­ten
• Zahlungs­be­din­gun­gen
• DE-Mail / E‑Mail (des Rechnungsstellers)

Pflicht, wenn bekannt:
• Auftrags­kenn­num­mer
• Liefe­ran­ten­num­mer

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ZUGFeRD: Hybri­des Daten­for­mat für B2B, B2G und B2C

Zentra­ler User Guide des Forums elektro­ni­sche Rechnung Deutschland …

… oder auch kurz ZUGFeRD genannt, ist ein branchen­über­grei­fen­des Daten­for­mat für den elektro­ni­schen Rechnungs­ver­sand. Erarbei­tet vom Forum elektro­ni­sche Rechnung Deutsch­land (FeRD), erfüllt es in der Version 2.1.1 unter anderem die spezi­fi­schen Anfor­de­run­gen der XRech­nung, die beispiels­weise für die öffent­li­che Verwal­tung in Deutsch­land gelten.

Hervor­zu­he­ben ist die gleich­zei­tige Bereit­stel­lung von inhalt­lich identi­schen PDF- und XML-Dateien. Dies ermög­licht den Einsatz für Endkun­den, ebenso wie für Geschäfts­kun­den oder den kommu­na­len Sektor. Vorder­grün­dig wird eine PDF verschickt und empfan­gen, während im „unsicht­ba­ren“ Hinter­grund die Rechnungs­da­ten im firmen­ei­ge­nen Software­sys­tem weiter­ver­ar­bei­tet werden. Connext E‑Invoice sorgt hier für eine reibungs­lose Zuord­nung der Daten und stellt Ihnen alle aktuel­len ZUGFeRD Profile bereit.

EDI: Effizi­en­ter Daten­aus­tausch zwischen Geschäftspartnern

Daten­aus­tausch mit EDI

Hinter EDI (Electro­nic Data Inter­change) verbirgt sich der elektro­ni­sche Austausch von Geschäfts­do­ku­men­ten wie beispiels­weise Bestel­lun­gen, Liefer­schei­nen und Rechnun­gen. Dieser Daten­trans­fer erfolgt ohne manuelle Eingriffe und basiert auf struk­tu­rel­len Schemata, den sogenann­ten EDI-Standards. Deren Defini­tio­nen erfolgt seitens global agieren­der Organi­sa­tio­nen wie der UN oder DIN. Die UN/EDIFACT der Verein­ten Natio­nen, ist dabei das am häufigs­ten verwen­dete Format. Je nach Branche finden sich noch eine Reihe von „Dialek­ten“, bzw. Subsets. Dazu zählen z.B. SWIFT für das Finanz­we­sen oder VDA für die deutsche Automobilindustrie.

Connext E‑Invoice spricht all diese Sprachen und Dialekte und ermög­licht Ihnen einen effizi­en­ten Daten­aus­tausch nach Ihren Anforderungen.

Connext EDI Konver­ter und Connext EDI Kommunikations-Interface

Connext EDI Konverter

Die Ausgangs­da­ten Ihres ERP-Systems werden vom Connext EDI Konver­ter in EDI-Nachrich­ten umgewan­delt, die auf einem vorab von den Geschäfts­part­nern definier­ten EDI-Standard beruhen. Diese übersetz­ten Nachrich­ten (Daten) sind die Basis für eine reibungs­lose und automa­ti­sierte Kommu­ni­ka­tion zwischen den Sender- und Empfän­ger-Syste­men. Das sogenannte Mapping sorgt für eine indivi­du­elle Zuord­nung der ausge­le­se­nen Daten und ist ebenfalls Teil der Connext E‑Invoice Leistung.

Connext EDI Kommunikations-Interface

Das Connext EDI-Kommu­ni­ka­ti­ons-Inter­face stellt eine Verbin­dung zwischen Sender und Empfän­ger her und überträgt die zuvor konver­tierte Nachricht sicher an den Geschäfts­part­ner. Standard­mä­ßig setzt Connext E‑Invoice auf Punkt-zu-Punkt-Verbin­dung, die sich zur Übertra­gung großer Daten­men­gen eignet und eine dauer­hafte Erreich­bar­keit der Sender- und Empfän­ger­sys­teme voraus­setzt. Unter­stützte Übertra­gungs­pro­to­kolle sind beispiels­weise HTTPs, (s)FTP oder AS4.

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Key-Funktio­nen von Connext E‑Invoice im Überblick

Eine cloud­ba­sierte Lösung für elektro­ni­sche Rechnun­gen, die auf weltweit anner­kann­ten Standards basiert
Geset­zes­kon­forme Archi­vie­rung und genormte Daten­si­cher­heit nach ISO 27001:2013
Komplett­lö­sung: Formware übernimmt Mapping, Konver­tie­rung, Versand, Aufbe­rei­tung und Validierung
Branchen­un­ab­hän­gi­ger und zielge­rich­te­ter Einsatz­be­reich (B2B/B2C/B2G)
Gesicherte Anbin­dung von Partner­sys­te­men und ‑netzwer­ken (ZRE, OZG-RE, PEPPOL)
Zeiter­spar­nis und Fehler­re­du­zie­rung durch automa­ti­sier­ten Daten­aus­tausch ohne manuelle Eingabe

Übertra­gungs­pro­to­kolle: Versand der XRech­nung via E‑Mail und PEPPOL

Generell gibt es zwei Möglich­kei­ten, XRech­nun­gen zu übermit­teln: Per E‑Mail oder über ein gesicher­tes Netzwerk. PEPPOL ist ein solches Netzwerk und wird von Bundes­be­hör­den, Kommu­nen und öffent­li­chen Auftrag­ge­bern genutzt. Im direk­ten Vergleich zur E‑Mail überwie­gen jedoch die Vorteile einer gesicher­ten Übertra­gung, weswe­gen Connext E‑Invoice standard­mä­ßig PEPPOL anbietet.

Übertra­gungs­pro­to­kolle: Sichere XRech­nungs-Übermitt­lung über das PEPPOL Netzwerk

Die Abkür­zung PEPPOL steht für „Pan-European Public Procu­re­ment OnLine“ und bezeich­net ein siche­res Netzwerk zum Austausch elektro­ni­scher Daten zwischen teilneh­men­den Ländern. Dazu zählen aktuell auf europäi­scher Ebene Dänemark, Deutsch­land, Finnland, Frank­reich, Griechen­land, Italien, Norwe­gen, Öster­reich, Portu­gal und Schwe­den; inter­na­tio­nal sind Austra­lien, Neusee­land, Singa­pur, USA und Kanada angebunden.

Als Rechnungs­stel­ler benötigt man einen sogenann­ten Access Point. Diesen kann man selbst beantra­gen und imple­men­tie­ren oder Sie nutzen einen zerti­fi­zier­ten Service Provi­der wie uns: Formware ist mit Connext E‑Invoice einer von etwa 200 zerti­fi­zier­ten PEPPOL Access Points und ermög­licht Ihnen die gesicherte Übertra­gung der elektro­ni­schen Dokumente und XRech­nun­gen im B2B oder B2G-Bereich. Wenn Sie sich für Connext E‑Invoice von Formware entschei­den, gehören außer­dem das Bounce-Manage­ment und die Versand­pro­to­kol­lie­rung zum Leistungsspektrum.

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Übertra­gungs­pro­to­kolle EDI

Neben bekann­ten Übertra­gungs­we­gen wie E‑Mail und FTP existie­ren zahlrei­che natio­nale, produkt- oder branchen­spe­zi­fi­sche Übertra­gungs­wege für die Kommu­ni­ka­tion im EDI-Umfeld.

Gängige Übertra­gungs­pro­to­kolle für EDI-Nachrichten:

Value Added Network:
(VAN) Atlas, AT&T, EXITE, IBM, KPN, OpenText GXS, Telebox X.400, Tradanet

Direkt­ver­bin­dung:
OFTP(2), AS2, AS4, FTP(S), SFTP, http(S)

Häufige Fragen zu XRech­nung, E‑Invoice und ZUGFeRD

Ja. Branchen­üb­li­che Software­lö­sun­gen (wie bspw. SAP, Micro­soft Dynamics, Oracle E‑Business Suite oder NetSuite) sind mit Connext E‑Invoice kompa­ti­bel und nach dem Mapping werden die Rechnungs­da­ten entspre­chend zugeord­net, sodass Sie keinen manuel­len Übertrag vorneh­men müssen.

Die Leitwege-ID, sowie die Infor­ma­tion über den Empfangs­ka­nal (E‑Mail ZRE, OZG-RE, …) erhal­ten Sie direkt vom Rechnungsempfänger.

Die restli­chen Daten gleichen denen einer üblichen Rechnung und sind Ihnen in der Regel bereits bekannt. Formware unter­stützt Sie dabei, die Daten zu überset­zen – sowohl in der reinen fachli­chen Zuord­nung, als auch im Format.

Sobald Connext E‑Invoice angebun­den ist, funktio­niert es sofort. Zuvor führen wir das sogenannte Mapping durch und ordnen Ihre Daten­sätze den XRech­nungs-Daten zu. 

Nein. Im Sinne der Daten­si­cher­heit gibt es kein offen­ge­leg­tes „Nachschla­ge­werk“ der teilneh­men­den Unter­neh­men. Es gibt eine Liste aller zerti­fi­zier­ten Access Points, wozu auch Formware gehört, nicht jedoch von deren Kunden.

https://peppol.eu/who-is-who/Peppol-certified-aps/

Diese Entschei­dung hängt von Ihrem jährli­chen Rechnungs­vo­lu­men an Bundes­be­hör­den und Kommu­nen ab. Für den Aufbau eines eigenen Access Points fallen Entwick­lungs­kos­ten an und zudem laufende Kosten für die Mitglied­schaft bei OpenPEP­POL. Deshalb empfiehlt sich bei einem niedri­ge­rem Rechnungs­vo­lu­men der Anschluss über einen Peppol Service Provider.

Webinar­auf­zeich­nun­gen zum Thema E‑Invoicing

Integra­tion XRech­nung in bestehende ERP-Systeme am Beispiel kVASy ERP Software Suite der Stadt­werke Cottbus

Mit Wolfgang Will von den Stadt­wer­ken Cottbus erläu­tern wir Ihnen in diesem etwa 30-minüti­gem Webinar (+Frage­runde), wie die XRech­nung in bestehende Software­lö­sun­gen integriert werden kann und erfah­ren aus Anwen­der­sicht, warum sich eine Imple­men­tie­rung lohnt.

Welche Vorteile bietet der PEPPOL – Versand von XRech­nung- und ZUGFeRD-Dokumenten?

Chris­tian Schmidt ist Produkt­ma­na­ger bei Formware und Experte für PEPPOL. Zusam­men mit Geschäfts­füh­rer Thomas Stampf erklärt er in knapp 45 Minuten die fakten­ba­sier­ten Vorteile vom Daten- und Rechnungs­ver­sand über gesicherte Netzwerke, insbe­son­dere PEPPOL.

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