Die Chance für XRechnung

Im Zuge von COVID-19 haben wir erlebt, dass ‑im beruf­li­chen wie priva­ten Kontext- vieles ohne Einbu­ßen in digitale Berei­che verla­gert werden kann. Ist das die große Chance für die flächen­de­ckende Verwen­dung der elektro­ni­schen Rechnung?

Als am 27. Novem­ber 2020 die E‑Rechnungsverordnung (E‑RECH-VO) final in Kraft getre­ten ist und die Bundes­be­hör­den fortan nun per Gesetz verpflich­tet waren, nur noch elektro­ni­sche Rechnun­gen im Format XRech­nung anzuneh­men, war dies ein erster und gewich­ti­ger Schritt für elektro­ni­sche Rechnungs­for­mate wie die XRech­nung.
Liefe­ran­ten des Bundes waren gezwun­gen auf das Rechnungs­for­mat XRech­nung umzustel­len, um die gesetz­lich gefor­der­ten Parame­ter zu erfül­len. Bei der XRech­nung handelt es sich ausschließ­lich um ein XML-Daten­for­mat. Die XML Daten werden auf Empfän­ger­seite (in dem Fall von Bundes­be­hör­den) direkt über sogenannte Rechnungs­ein­gangs­platt­for­men oder per E‑Mail empfan­gen und in den ERP Syste­men der Bundes­be­hör­den automa­ti­siert weiter­ver­ar­bei­tet. Die Verar­bei­tung umfasst den Daten­ab­gleich, die Rechnungs­prü­fung, sowie die Freigabe zur Bezah­lung und werden fallweise sogar für die Steuer­prü­fung weiterverwendet.

Der Austausch solch struk­tu­rier­ter Rechnungs­da­ten ist demnach eine ressour­cen­spa­rende Lösung und reduziert außer­dem Fehler­quel­len, weil die manuelle Übertra­gung wegfällt. Eigent­lich gewich­tige Argumente für die elektro­ni­sche Rechnung – eigent­lich! Aktuell liegt die Nutzung entspre­chen­der Software zur Erstel­lung & Verar­bei­tung von XRech­nun­gen jedoch noch im 1‑stelligen ProzentB­be­reich, wodurch es momen­tan eher ein Mehrauf­wand für einzelne ist und noch keine gelebte Verein­heit­li­chung und Vereinfachung.

Wer nutzt die XRech­nung bereits?

Neben Bundes­be­hör­den arbei­ten auch Kommu­nen mit der elektro­ni­schen Rechnung und sind seit April 2020 gesetz­lich dazu verpflich­tet, elektro­ni­sche Rechnun­gen im Format XRech­nung anzuneh­men. Sollten Sie also Bund, Länder und Kommu­nen belie­fern, ist eine Umstel­lung auf XRech­nung nicht nur verpflich­tend (für Bundes­be­hör­den), sondern macht auch Sinn, weil Sie dasselbe Rechnungs-Set-Up auch für Kommu­nen verwen­den können.

Demnach ist einer der nächs­ten Schritte, dass Big Player aus der freien Wirtschaft elektro­ni­sche Rechnungs­for­mate im Format XRech­nung verpflich­tend vorge­ben. Erst dadurch zahlt sich eine Umstel­lung auch für kleinere Unter­neh­men aus und die Durch­drin­gung geht voran.

Wie gelingt nun eine zeitnahe Umstellung?

Neben der erwähn­ten Markt­macht großer Unter­neh­men und der bereits gesetz­li­chen Regelung bezüg­lich Bundes­be­hör­den, sind es die Finanz­be­hör­den, die eine einheit­li­che Lösung voran­trei­ben könnten. Aus fiska­li­schen Gründen und insbe­son­dere um Umsatz­steu­er­be­trug zu bekämp­fen, plant beispiels­weise Italien, ab 01.01.2022 alle Unter­neh­men zur elektro­ni­schen Abgabe ihrer Rechnun­gen zu verpflich­ten. Dazu müssen zu einem Stich­tag Rechnun­gen im genorm­ten XML-Rechnungs­for­mat Fattu­raPA an das natio­nale Rechnungs­por­tal SdI (Sistema di Inter­s­cam­bio) der Finanz­be­hör­den gesen­det werden. Von der Verein­heit­li­chung erhofft man sich effizi­ente Abläufe und in weite­rer Folge dementspre­chende Akzep­tanz von den Unternehmen.

Freiwil­lig oder doch zum Glück zwingen?

Vermut­lich liegt die Lösung wie immer dazwi­schen, aber schaut man in andere Länder oder auf das Beispiel von Kommu­nal- und Bundes­be­hör­den, dann zeigt sich, dass eine flächen­de­ckende Integra­tion der XRech­nung nicht ohne gesetz­li­che Vorga­ben funktio­niert. Denkbar wären noch Anreize in Form wirtschafts­po­li­ti­scher Unter­stüt­zung für teilneh­mende Unter­neh­men und eine klare Haltung und Kommu­ni­ka­tion der Politik. Technisch ist eine Umstel­lung in jedem Fall schnell möglich und die entspre­chende Software steht bereit.
Formware und unsere Exper­tise ebenso.