Case Study

Thermo­mess setzt auf automa­ti­sier­tes Output Manage­ment mit Connext Cube

Die Thermo­mess Wärme­mess­dienst AG ist ein konzern­un­ab­hän­gi­ges Famili­en­un­ter­neh­men, das sich seit Gründung 1964 in der Wärme­di­enst­bran­che etabliert hat. Heute ist Thermo­mess einer der führen­den Mittel­ständ­ler auf dem Gebiet und bietet mit neun Service-Stellen und Vertriebs­part­nern deutsch­land­weit einen Rundum-Service für Hausei­gen­tü­mer und Hausver­wal­tun­gen an.


Abrech­nun­gen, Gerätemie­ten oder Rauch­warn­mel­der-Service gehören zu den zentra­len Geschäfts­fel­dern von Thermo­mess und sind mit einem enormen Verwal­tungs­auf­wand verbun­den. Klein­tei­lige (Ab)Rechnungen und der dazuge­hö­rige Versand inklu­sive Druck und Kuver­tie­rung waren die zeitrau­bende Folge, die es zu lösen galt. Connext Cube von Formware war letzt­lich die passende Software, die auf der jahre­lan­gen Erfahrung mit kunden­ori­en­tier­ten Branchen wie Energie­ver­sor­gern oder Versi­che­rern fußt und darauf ausge­legt ist, deren Arbeits­all­tag zu erleichtern.

Optimie­rung sogar bei gut laufen­den und einge­spiel­ten Prozes­sen möglich

Thermo­mess hat eine eigene IT Abtei­lung im Haus und arbei­tet konti­nu­ier­lich an Verbes­se­run­gen und Verein­fa­chun­gen für die Handhabe von Mitar­bei­tern und Kunden, weswe­gen der Gedanke an zusätz­li­che Optimie­rung von außen an das Unter­neh­men heran­ge­tra­gen wurde. Die Telekom als offizi­el­ler Vertriebs­part­ner von Formware erkannte das Poten­tial und brachte den Stein ins Rollen. Nach wenigen Gesprä­chen überzeugte die Komplett­lö­sung Connext Cube, deren größter Vorteil mit Sicher­heit der modulare Aufbau ist, der es dem Kunden ermög­licht, nur einzelne Features zu nutzen und an eigene bestehende (ERP)Systeme zu adaptie­ren. So auch im Falle von Thermo­mess; sie nutzen die Funktio­nen der Daten­auf­be­rei­tung und ‑zuord­nung, den gesam­ten Rechnungs­druck mitsamt Kuver­tie­rung und den Versand.

Bereits nach kurzer Zeit zeigten sich messbare Einspa­run­gen von Zeit, Kosten, materi­el­len Ressour­cen und sogar Platz. Bei Thermo­mess waren es beispiels­weise vier Drucker, die abgebaut werden konnten und einige Quadrat­me­ter frei machten.

Neben den firmen­in­ter­nen Verbes­se­run­gen und der Entlas­tung von Mitar­bei­tern ergaben sich auch auf Kunden­seite schnell Vorteile durch die nunmehr automa­ti­sierte Zusam­men­füh­rung von Daten­sät­zen. Während zum Beispiel früher eine Hausver­wal­tung die Abrech­nung ihrer Bewoh­ner mitun­ter einzeln und zeitver­setzt bekom­men hat, werden sie heute gebün­delt übermit­telt. Das war natür­lich auch vor der Imple­men­tie­rung möglich, aber auch nur dann, wenn der jewei­lige Sachbe­ar­bei­ter bei Thermo­mess wusste, welcher Bewoh­ner zu welcher Hausver­wal­tung gehörte – also eine kleine Stell­schraube mit sehr großer Wirkung für den Endkun­den und zudem eine Porto-Erspar­nis auf Anwenderseite.

Imple­men­tie­rungs­phase – indivi­du­ell nach Kundenwunsch!

Thermo­mess hat sich für eine sanfte Migra­tion entschie­den und das Rechnungs­vo­lu­men schritt­weise an Formware übertra­gen. Begon­nen bei einzel­nen unter­jäh­ri­gen Rechnun­gen über Jahres­end­ab­rech­nun­gen bis hin zu den sehr umfang­rei­chen Mietabrechnungen.

Teil der Imple­men­tie­rungs­phase waren auch die Organi­sa­tion neuer Mitar­bei­ter­struk­tu­ren sowie der Aufbau eines Vertrau­ens­ver­hält­nis­ses zwischen den beiden Parteien, Zeit, die heute für einen nachhal­ti­gen Erfolg sorgen.

Rein technisch funktio­niert die Umstel­lung auf Connext Cube sehr zügig. Die Voraus­set­zung für einen späte­ren reibungs­lo­sen Ablauf ist die einma­lige Optimie­rung der bestehen­den Dokumente nach festen Krite­rien (PLZ, Kunden­num­mer, etc.). Das übernimmt entwe­der Formware oder der Kunde selbst, wie auch im Fall von Thermo­mess. Im nächs­ten Schritt erhielt jeder Mitar­bei­ter eine Prüfungs­soft­ware und eine dazuge­hö­rige Schulung. Bis zu dem Schritt waren auf Kunden­seite die Geschäfts­füh­rung, IT und ausge­wählte Vertre­ter vom Kunden­ser­vice einge­bun­den. Bei Formware arbei­te­ten ein Projekt­ma­na­ger, ein Vertriebs­mit­ar­bei­ter, ein Produkt­ma­na­ger von Connext Cube und zwei Vertriebs­part­ner der Telekom an der Umsetzung.

Optimie­rung nach Implementierung

Nachdem die Zusam­men­ar­beit und auch die Imple­men­tie­rung sehr störungs­frei verlie­fen und sich die ersten Vorteile für Thermo­mess zeigten, wurden bei Formware kleine Probleme sicht­bar, die überhaupt erst im laufen­den Betrieb erkenn­bar werden konnten.

Konkret ging es um die einzelne und sofor­tige Übermitt­lung von Aufträ­gen an Connext Cube, die unnötig viel Rechnungs­leis­tung belegt hat. Beide Seiten haben über die Machbar­keit disku­tiert und darauf­hin an der Job-Übermitt­lung geschraubt, die mittler­weile einmal pro Stunde passiert und nicht wie vorher 30–40 Mal. 

Ein kleines Problem, das in der Folge jedoch zu einer Optimie­rung von Connext Cube geführt hat, von der nicht nur Thermo­mess profi­tiert, sondern auch alle anderen (künfti­gen) Kunden. Vollum­fäng­lich könnten mit Connext Cube auch Zähler­stand­ab­le­sun­gen und alle anfal­len­den Kommu­ni­ka­ti­ons­pro­zesse digita­li­siert und automa­ti­siert werden, ebenso wie die ISO-zerti­fi­zierte Archi­vie­rung von Daten. Mittler­weile arbei­tet Thermo­mess über fünf Jahre mit Connext Cube und hat den Vertrag erneut verlän­gert – wer weiß, was noch kommt.


Kunden­stimme

“Wir nutzen von dem Produkt “Connext Cube” nicht alle Features, (…) nutzen diese ausge­la­gerte Druck-Funktion zwischen­zeit­lich jedoch nicht nur für Rechnun­gen und Abrech­nun­gen, sondern für sehr viele andere Beleg­tey­pen bei uns im Unter­neh­men, z.B. Angebote, Auftrags­be­tä­ti­gun­gen, Verträge oder Status­be­richte. Wir sind auch deshalb zufrie­den mit diesem System, weil wir deutlich weniger Drucker benöti­gen und dadurch der Wartungs­auf­wand reduziert werden konnte. In der harten Lockdown Zeit, in der viele Mitar­bei­ten­den im Homeof­fice waren, war das System sehr praktisch für den Versand von Papierbelegen.”

Stephan Busch, Vorstand Thermo­mess Wärme­mess­dienst AG