Die Stadtwerke Uelzen GmbH ist ein kommunales Unternehmen, das vollständig durch die Stadt Uelzen als alleiniger Gesellschafter getragen wird. Die Stadtwerke übernehmen in Uelzen verschiedene Funktionen für die städtische Infrastruktur. Neben der Versorgung mit Energie und Wasser betreibt das Unternehmen das Hallen- und Freibad sowie den öffentlichen Nahverkehr im Stadtgebiet. Unter dem Markennamen mycity versorgen die Stadtwerke als moderner Energieversorger ihre Kundinnen und Kunden mit Ökostrom und bieten alle Services rund um das Thema Energie aus einer Hand.
25.000 Sendungen händisch gedruckt, kuvertiert und frankiert
Traditionell verschickte das Unternehmen die gesamte Kundenkorrespondenz selbstständig. Drucken, Kuvertieren und Frankieren – der gesamte Prozess fand hausintern durch die eigenen Mitarbeitenden und zu Standardportokonditionen statt. Bei über 25.000 Sendungen jährlich bedeute dies einen großen Aufwand für die Servicemitarbeiter verbunden.
Aus diesem Grund entschied sich Uwe Metz, Abteilungsleiter Kundenservice und IT der Stadtwerke Uelzen, für die Auslagerung des Output Managements. Sein Ziel war es, seine Mitarbeitenden zu entlasten und gleichzeitig Kosten zu reduzieren. „Das Thema Digitalisierung wird auch für Stadtwerke immer wichtiger. Konsequenterweise habe ich nach einem Partner gesucht, der unsere Versandprozesse mit digitalen Tools bestmöglich automatisiert,“ so Metz über seine Zielvorgabe.
Reduzierte Kosten und mehr Zeit für komplexe Aufgaben
Die Formware GmbH lieferte auf Basis der Anwendung Connext Cube die passende Lösung. Über einen lokal installierten Client mit integriertem Druckertreiber können die Mitarbeitenden Versandaufträge direkt aus einer beliebigen Fachanwendung – beispielsweise Microsoft Word – erstellen. Beilagen lassen sich flexibel steuern und die Daten anschließend verschlüsselt übertragen. Die weitere Verarbeitung findet vollautomatisch im ISO-zertifizierten Rechenzentrum von Formware statt. Dort werden die Dokumente mit einem Data-Matrix-Code für die DV-Freimachung, Logo sowie Werbung angereichert und abschließend in den Versand übergeben. Um diese automatisierten Prozesse reibungslos gestalten zu können, entwickelte Formware ein neues Layout für alle Sendungen der Stadtwerke.
Kundenstimme
“Die Umstellung auf die digitale Lösung von Formware lief reibungslos. Jetzt können sich unsere Mitarbeiter stärker auf komplexe Aufgaben konzentrieren und wir sparen im Vergleich zu früher signifikant Kosten.”
Uwe Metz, Abteilungsleiter Kundenservice und IT Stadtwerke Uelzen