Die Thermomess Wärmemessdienst AG ist ein konzernunabhängiges Familienunternehmen, das sich seit Gründung 1964 in der Wärmedienstbranche etabliert hat. Heute ist Thermomess einer der führenden Mittelständler auf dem Gebiet und bietet mit neun Service-Stellen und Vertriebspartnern deutschlandweit einen Rundum-Service für Hauseigentümer und Hausverwaltungen an.
Abrechnungen, Gerätemieten oder Rauchwarnmelder-Service gehören zu den zentralen Geschäftsfeldern von Thermomess und sind mit einem enormen Verwaltungsaufwand verbunden. Kleinteilige (Ab)Rechnungen und der dazugehörige Versand inklusive Druck und Kuvertierung waren die zeitraubende Folge, die es zu lösen galt. Connext Cube von Formware war letztlich die passende Software, die auf der jahrelangen Erfahrung mit kundenorientierten Branchen wie Energieversorgern oder Versicherern fußt und darauf ausgelegt ist, deren Arbeitsalltag zu erleichtern.
Optimierung sogar bei gut laufenden und eingespielten Prozessen möglich
Thermomess hat eine eigene IT Abteilung im Haus und arbeitet kontinuierlich an Verbesserungen und Vereinfachungen für die Handhabe von Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden, weswegen der Gedanke an zusätzliche Optimierung von außen an das Unternehmen herangetragen wurde. Die Telekom als offizieller Vertriebspartner von Formware erkannte das Potential und brachte den Stein ins Rollen. Nach wenigen Gesprächen überzeugte die Komplettlösung Connext Cube, deren größter Vorteil mit Sicherheit der modulare Aufbau ist, der es den Kundinnen und Kunden ermöglicht, nur einzelne Features zu nutzen und an eigene bestehende (ERP)Systeme zu adaptieren. So auch im Falle von Thermomess; sie nutzen die Funktionen der Datenaufbereitung und ‑zuordnung, den gesamten Rechnungsdruck mitsamt Kuvertierung und den Versand.
Bereits nach kurzer Zeit zeigten sich messbare Einsparungen von Zeit, Kosten, materiellen Ressourcen und sogar Platz. Bei Thermomess waren es beispielsweise vier Drucker, die abgebaut werden konnten und einige Quadratmeter frei machten.
Neben den firmeninternen Verbesserungen und der Entlastung von Mitarbeitenden ergaben sich auch auf Kundenseite schnell Vorteile durch die nunmehr automatisierte Zusammenführung von Datensätzen. Während zum Beispiel früher eine Hausverwaltung die Abrechnung ihrer Bewohner mitunter einzeln und zeitversetzt bekommen hat, werden sie heute gebündelt übermittelt. Das war natürlich auch vor der Implementierung möglich, aber auch nur dann, wenn der jeweilige Sachbearbeitende bei Thermomess wusste, welcher Bewohner zu welcher Hausverwaltung gehörte – also eine kleine Stellschraube mit sehr großer Wirkung für den Endkunden und zudem eine Porto-Ersparnis auf Anwenderseite.
Implementierungsphase – individuell nach Kundenwunsch!
Thermomess hat sich für eine sanfte Migration entschieden und das Rechnungsvolumen schrittweise an Formware übertragen. Begonnen bei einzelnen unterjährigen Rechnungen über Jahresendabrechnungen bis hin zu den sehr umfangreichen Mietabrechnungen.
Teil der Implementierungsphase waren auch die Organisation neuer Mitarbeiterstrukturen sowie der Aufbau eines Vertrauensverhältnisses zwischen den beiden Parteien, Zeit, die heute für einen nachhaltigen Erfolg sorgen.
Rein technisch funktioniert die Umstellung auf Connext Cube sehr zügig. Die Voraussetzung für einen späteren reibungslosen Ablauf ist die einmalige Optimierung der bestehenden Dokumente nach festen Kriterien (PLZ, Kundennummer, etc.). Das übernimmt entweder Formware oder der Kundinnen und Kunden selbst, wie auch im Fall von Thermomess. Im nächsten Schritt erhielt jeder Mitarbeitende eine Prüfungssoftware und eine dazugehörige Schulung. Bis zu dem Schritt waren auf Kundenseite die Geschäftsführung, IT und ausgewählte Vertreter vom Kundenservice eingebunden. Bei Formware arbeiteten ein Projektmanager, ein Vertriebsmitarbeiter, ein Produktmanager von Connext Cube und zwei Vertriebspartner der Telekom an der Umsetzung.
Optimierung nach Implementierung
Nachdem die Zusammenarbeit und auch die Implementierung sehr störungsfrei verliefen und sich die ersten Vorteile für Thermomess zeigten, wurden bei Formware kleine Probleme sichtbar, die überhaupt erst im laufenden Betrieb erkennbar werden konnten.
Konkret ging es um die einzelne und sofortige Übermittlung von Aufträgen an Connext Cube, die unnötig viel Rechnungsleistung belegt hat. Beide Seiten haben über die Machbarkeit diskutiert und daraufhin an der Job-Übermittlung geschraubt, die mittlerweile einmal pro Stunde passiert und nicht wie vorher 30–40 Mal.
Ein kleines Problem, das in der Folge jedoch zu einer Optimierung von Connext Cube geführt hat, von der nicht nur Thermomess profitiert, sondern auch alle anderen (künftigen) Kundinnen und Kunden. Vollumfänglich könnten mit Connext Cube auch Zählerstandablesungen und alle anfallenden Kommunikationsprozesse digitalisiert und automatisiert werden, ebenso wie die ISO-zertifizierte Archivierung von Daten. Mittlerweile arbeitet Thermomess über fünf Jahre mit Connext Cube und hat den Vertrag erneut verlängert – wer weiß, was noch kommt.
Kundenstimme
“Wir nutzen von dem Produkt “Connext Cube” nicht alle Features, (…) nutzen diese ausgelagerte Druck-Funktion zwischenzeitlich jedoch nicht nur für Rechnungen und Abrechnungen, sondern für sehr viele andere Belegteypen bei uns im Unternehmen, z.B. Angebote, Auftragsbetätigungen, Verträge oder Statusberichte. Wir sind auch deshalb zufrieden mit diesem System, weil wir deutlich weniger Drucker benötigen und dadurch der Wartungsaufwand reduziert werden konnte. In der harten Lockdown Zeit, in der viele Mitarbeitenden im Homeoffice waren, war das System sehr praktisch für den Versand von Papierbelegen.”
Stephan Busch, Vorstand Thermomess Wärmemessdienst AG