Der Versicherungskammer Bayern (VKB) ist mit 13 Versicherungsunternehmen, starken Regionalmarken und über 6.500 Mitarbeitenden bundesweit der größte öffentliche Versicherer und zählt zu den führenden Erstversicherern in Deutschland. Das Geschäftsgebiet umfasst Bayern und die ehemals bayerische Pfalz sowie das Saarland, Berlin und Brandenburg. Dort bietet die VKB ihren Kundinnen und Kunden einen Rundum-Versicherungsschutz für Menschen und Gegenstände. Das umfassende Produktangebot richtet sich an Privatkunden, Firmen, Landwirte und Institutionen.
“Traditionell kümmerte sich jeder Sachbearbeiter selbst um die Ausgangspost.”
Das Unternehmen produziert über 22 Millionen Briefe mit 210 Millionen Druckseiten pro Jahr. Hinzu kommen die individuelle Briefkommunikation der Sachbearbeitende und Serienbriefe der Geschäftsstellen. „Traditionell kümmerte sich jeder Sachbearbeiter selbst um die Ausgangspost. Die Kosten für Briefmarken bei circa 38 Geschäftsstellen waren jedoch enorm. Ganz zu schweigen vom hohen Zeitaufwand, da alle Briefe handsortiert und kuvertiert werden musste,“ so Christian Raith, Abteilungsleiter vom Druck- und Outputcenter der VKBit. Die VKBit ist der konzerneigene IT-Dienstleister der Versicherungskammer, zuständig für den sicheren und reibungslosen IT-Betrieb des Konzerns und dessen Töchterunternehmen.
Ausgangspost konsolidieren und Synergien nutzen
Christian Raith plante deshalb, das Druck- und Outputcenter der VKBit für eine zentrale Dokumentenverarbeitung zu nutzen, die den Arbeitsplatzdruck weitestgehend ablösen sollte. Sein Ziel war es, mit einem professionellen Outputmanagement die Ausgangspost zu konsolidieren, um so von Synergien in der Produktion und von Portorabatten zu profitieren. Hierfür fehlte nur noch eine effiziente Anwendung zur Datenübernahme und ‑aufbereitung. In der Software-Plattform Connext Cube fand Raith eine geeignete Lösung, die sich gut in die bestehenden Prozesse integrieren ließ.
Zentrale Produktion und automatisierter Versand
Auf Anwenderseite kommt Connext Cube als intelligenter Druckertreiber zum Einsatz. Er wird aus den Fachanwendungen, wie zum Beispiel Microsoft Word, aufgerufen und sendet die Druckdaten zur zentralen Produktion. Zuvor kann der Sachbearbeitende über einen Assistenten verschiedene Parameter für den Druck einstellen. Daneben können fertige PDF-Dokumente ergänzt und direkt hochgeladen werden. Für die automatisierte Verarbeitung von Druckaufträgen stellt Connext Cube ein Batchverfahren zur Verfügung.
Nach der Datenübermittlung in das Druck- und Outputcenter der VKBit kann der Sachbearbeitende seine Aufträge prüfen und freigeben. Hier können auch einzelne Sendungen oder ganze Aufträge storniert werden. Wenn ein Dokument fehlerhaft ist, zum Beispiel das Adressfeld nicht die korrekte Position hat, stoppt die Weiterverarbeitung automatisch. Alle freigegebenen Dokumente werden schließlich im Druck- und Outputcenter gedruckt, vollautomatisch kuvertiert und für die Postauflieferung vorbereitet.
Kundenstimme
„Wir wollten eine Lösung für den Sachbearbeiter bereitstellen, die seine bestehenden Arbeitsabläufe optimal unterstützt und keinen zusätzlichen Aufwand verursacht. Dies ist uns mit Connext Cube gelungen“
Christian Raith, Abteilungsleitung BA01 – Druck- und Outputcenter