Case Study

Zentrale Dokumen­ten­ver­ar­bei­tung bei der VKB

Der Versi­che­rungs­kam­mer Bayern (VKB) ist mit 13 Versi­che­rungs­un­ter­neh­men, starken Regio­nal­mar­ken und über 6.500 Mitar­bei­tern bundes­weit der größte öffent­li­che Versi­che­rer und zählt zu den führen­den Erstver­si­che­rern in Deutsch­land. Das Geschäfts­ge­biet umfasst Bayern und die ehemals bayeri­sche Pfalz sowie das Saarland, Berlin und Branden­burg. Dort bietet die VKB ihren Kunden einen Rundum-Versi­che­rungs­schutz für Menschen und Gegen­stände. Das umfas­sende Produkt­an­ge­bot richtet sich an Privat­kun­den, Firmen, Landwirte und Institutionen.


“Tradi­tio­nell kümmerte sich jeder Sachbe­ar­bei­ter selbst um die Ausgangspost.”

Das Unter­neh­men produ­ziert über 22 Millio­nen Briefe mit 210 Millio­nen Druck­sei­ten pro Jahr. Hinzu kommen die indivi­du­elle Brief­kom­mu­ni­ka­tion der Sachbe­ar­bei­ter und Serien­briefe der Geschäfts­stel­len. „Tradi­tio­nell kümmerte sich jeder Sachbe­ar­bei­ter selbst um die Ausgangs­post. Die Kosten für Brief­mar­ken bei circa 38 Geschäfts­stel­len waren jedoch enorm. Ganz zu schwei­gen vom hohen Zeitauf­wand, da alle Briefe handsor­tiert und kuver­tiert werden musste,“ so Chris­tian Raith, Abtei­lungs­lei­ter vom Druck- und Output­cen­ter der VKBit. Die VKBit ist der konzern­ei­gene IT-Dienst­leis­ter der Versi­che­rungs­kam­mer, zustän­dig für den siche­ren und reibungs­lo­sen IT-Betrieb des Konzerns und dessen Töchterunternehmen.

Ausgangs­post konso­li­die­ren und Syner­gien nutzen

Chris­tian Raith plante deshalb, das Druck- und Output­cen­ter der VKBit für eine zentrale Dokumen­ten­ver­ar­bei­tung zu nutzen, die den Arbeits­platz­druck weitest­ge­hend ablösen sollte. Sein Ziel war es, mit einem profes­sio­nel­len Output­ma­nage­ment die Ausgangs­post zu konso­li­die­ren, um so von Syner­gien in der Produk­tion und von Portor­abat­ten zu profi­tie­ren. Hierfür fehlte nur noch eine effizi­ente Anwen­dung zur Daten­über­nahme und ‑aufbe­rei­tung. In der Software-Platt­form Connext Cube fand  Raith eine geeig­nete Lösung, die sich gut in die bestehen­den Prozesse integrie­ren ließ.

Zentrale Produk­tion und automa­ti­sier­ter Versand

Auf Anwen­der­seite kommt Connext Cube als intel­li­gen­ter Drucker­trei­ber zum Einsatz. Er wird aus den Fachan­wen­dun­gen, wie zum Beispiel Micro­soft Word, aufge­ru­fen und sendet die Druck­da­ten zur zentra­len Produk­tion. Zuvor kann der Sachbe­ar­bei­ter über einen Assis­ten­ten verschie­dene Parame­ter für den Druck einstel­len. Daneben können fertige PDF-Dokumente ergänzt und direkt hochge­la­den werden. Für die automa­ti­sierte Verar­bei­tung von Druck­auf­trä­gen stellt Connext Cube ein Batch­ver­fah­ren zur Verfügung.

Nach der Daten­über­mitt­lung in das Druck- und Output­cen­ter der VKBit kann der Sachbe­ar­bei­ter seine Aufträge prüfen und freige­ben. Hier können auch einzelne Sendun­gen oder ganze Aufträge storniert werden. Wenn ein Dokument fehler­haft ist, zum Beispiel das Adress­feld nicht die korrekte Position hat, stoppt die Weiter­ver­ar­bei­tung automa­tisch. Alle freige­ge­be­nen Dokumente werden schließ­lich im Druck- und Output­cen­ter gedruckt, vollau­to­ma­tisch kuver­tiert und für die Postau­flie­fe­rung vorbereitet.


Kunden­stimme

„Wir wollten eine Lösung für den Sachbe­ar­bei­ter bereit­stel­len, die seine bestehen­den Arbeits­ab­läufe optimal unter­stützt und keinen zusätz­li­chen Aufwand verur­sacht. Dies ist uns mit Connext Cube gelungen“

Chris­tian Raith, Abtei­lungs­lei­tung BA01 – Druck- und Outputcenter