Case Study

Propan Rhein­gas effizi­en­tere Prozesse dank Connext Cube

Die Propan Rhein­gas GmbH & Co. KG (Rhein­gas) versorgt seit über 90 Jahren Privat- und Gewer­be­kun­den mit leitungs­un­ab­hän­gi­gen Flüssig­gas. Die mittel­stän­di­sche Unter­neh­mens­gruppe mit Haupt­sitz in Brühl und bundes­wei­ten Stand­or­ten steht für intel­li­gente Lösun­gen und fairen Service. Dabei bündelt das Unter­neh­men Energie­tech­nik – Energie­ef­fi­zi­enz, Gas und Heizungs­bau – und Energie­ver­sor­gung mit Flüssig­gas, Autogas, Erdgas, Strom und Solartechnik.


Effizi­enz­stei­ge­rung bei der Kundenselbstablesung

Das Unter­neh­men versorgt mit mehr als 200 Mitar­bei­tern rund 30.000 Kunden mit Energie, wobei mehr als 15.000 Zähler für Flüssig­gas und über 5.000 Zähler für Erdgas und Strom erfasst werden müssen. Bisher melde­ten die Kunden die Zähler­stände per Ablese­karte, Telefon oder online, wobei die Kunden­da­ten in zwei unter­schied­li­chen ERP-Syste­men verwal­tet werden. Die Ablese­kar­ten produ­zierte Propan Rhein­gas hausin­tern, versen­dete diese auch selbst­stän­dig und erfasste die Rückläufe manuell.

Da die Ablesung geballt an zwei jährli­chen Stich­ta­gen erfolgt, war die eigen­stän­dige Bearbei­tung mit hohem Aufwand verbun­den, für den die regulä­ren Mitar­bei­ter­ka­pa­zi­tä­ten kaum ausreich­ten. Als Folge wurden die Mitar­bei­ter in diesem Zeitraum regel­mä­ßig stark beansprucht. Für Ute Lichter, Leite­rin Innen­dienst Sparte Tankgas bei Rhein­gas, war dieser Zustand dauer­haft nicht mehr tragbar. Eine einfach zu imple­men­tie­rende und kosten­ef­fi­zi­ente Lösung, die die Mitar­bei­ter entlas­tet, ohne die Kunden­zu­frie­den­heit zu schmä­lern, musste gefun­den werden.

Druck, Versand und Daten­er­fas­sung aus einer Hand

Die beson­dere Heraus­for­de­rung bestand im Layou­ting der Ablese­karte. Insge­samt neun mögli­che Varian­ten mussten konsis­tent und übersicht­lich visua­li­siert werden– jeweils abhän­gig vom Mandan­ten­na­men, der Verfüg­bar­keit der XML-Daten des Füllstands und der verwen­de­ten Rückseite. Letztere ist in drei Ausfüh­run­gen mit jewei­li­gen Ablese­an­lei­tun­gen für Flüssig­gas­zäh­ler und Füllstand­an­zeige verfüg­bar. Die Füllstand­an­zeige wird zudem nur von einem Teil der Flüssig­gas-Kunden erfasst, während Zähler­stände von allen angege­ben werden müssen. 

Die Formware GmbH konnte mit der Ablese­karte 2.0 diesen Anfor­de­run­gen gerecht werden. Die Basis für die Ablese­karte bildet das Formware-Standard-Layout. Propan Rhein­gas übermit­telt nun die Druck­da­ten zentral über eine sichere sFTP-Verbin­dung als XML-Netto­da­ten für Flüssig­gas oder CSV-Daten für Erdgas und Strom. Im Anschluss übernimmt Formware Druck und Versand der Ablese­kar­ten vollstän­dig. Die Rücksen­dung der Karten erfolgt zum Formware-Scan-Zentrum an eine Postfach-Adresse mit Rhein­gas als Empfän­ger. Nach dem Scannen und Ausle­sen der Daten übermit­telt Formware die Netto- und Bildda­ten als PDF für die Archi­vie­rung im ERP-System. Die Abrech­nung erfolgt pro Mandant.

Umfas­sen­des Lösungs­kon­zept zügig umgesetzt

Yvonne Buchspies, Leite­rin der IT-Abtei­lung Bereich ERPframe, ist vor allem von der nahtlo­sen Imple­men­tie­rung überzeugt: „Gemein­sam mit Formware haben wir den Status quo analy­siert und gemein­same Ziele festge­legt. Auf deren Grund­lage hat Formware uns ein umfas­sen­des Lösungs­kon­zept vorge­legt und anschlie­ßend zügig umgesetzt.“

Foto Ablesekarten

Kunden­stimme

„Formware hat uns dabei unter­stützt, den Verar­bei­tungs­pro­zess der Kunden­selbst­ab­le­sung merklich zu verschlan­ken und so unsere Mitar­bei­ter spürbar  zu entlasten.“

Ute Lichter, Leite­rin Innen­dienst Sparte Tankgas