
Die Propan Rheingas GmbH & Co. KG (Rheingas) versorgt seit über 90 Jahren Privat- und Gewerbekunden mit leitungsunabhängigen Flüssiggas. Die mittelständische Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Brühl und bundesweiten Standorten steht für intelligente Lösungen und fairen Service. Dabei bündelt das Unternehmen Energietechnik – Energieeffizienz, Gas und Heizungsbau – und Energieversorgung mit Flüssiggas, Autogas, Erdgas, Strom und Solartechnik.
Effizienzsteigerung bei der Kundenselbstablesung
Das Unternehmen versorgt mit mehr als 200 Mitarbeitenden rund 30.000 Kundinnen und Kunden mit Energie, wobei mehr als 15.000 Zähler für Flüssiggas und über 5.000 Zähler für Erdgas und Strom erfasst werden müssen. Bisher meldeten die Kundinnen und Kunden die Zählerstände per Ablesekarte, Telefon oder online, wobei die Kundendaten in zwei unterschiedlichen ERP-Systemen verwaltet werden. Die Ablesekarten produzierte Propan Rheingas hausintern, versendete diese auch selbstständig und erfasste die Rückläufe manuell.
Da die Ablesung geballt an zwei jährlichen Stichtagen erfolgt, war die eigenständige Bearbeitung mit hohem Aufwand verbunden, für den die regulären Mitarbeiterkapazitäten kaum ausreichten. Als Folge wurden die Mitarbeitenden in diesem Zeitraum regelmäßig stark beansprucht. Für Ute Lichter, Leiterin Innendienst Sparte Tankgas bei Rheingas, war dieser Zustand dauerhaft nicht mehr tragbar. Eine einfach zu implementierende und kosteneffiziente Lösung, die die Mitarbeitende entlastet, ohne die Kundenzufriedenheit zu schmälern, musste gefunden werden.
Druck, Versand und Datenerfassung aus einer Hand
Die besondere Herausforderung bestand im Layouting der Ablesekarte. Insgesamt neun mögliche Varianten mussten konsistent und übersichtlich visualisiert werden– jeweils abhängig vom Mandantennamen, der Verfügbarkeit der XML-Daten des Füllstands und der verwendeten Rückseite. Letztere ist in drei Ausführungen mit jeweiligen Ableseanleitungen für Flüssiggaszähler und Füllstandanzeige verfügbar. Die Füllstandanzeige wird zudem nur von einem Teil der Flüssiggas-Kundinnen/ Kunden erfasst, während Zählerstände von allen angegeben werden müssen.
Die Formware GmbH konnte mit der Ablesekarte 2.0 diesen Anforderungen gerecht werden. Die Basis für die Ablesekarte bildet das Formware-Standard-Layout. Propan Rheingas übermittelt nun die Druckdaten zentral über eine sichere sFTP-Verbindung als XML-Nettodaten für Flüssiggas oder CSV-Daten für Erdgas und Strom. Im Anschluss übernimmt Formware Druck und Versand der Ablesekarten vollständig. Die Rücksendung der Karten erfolgt zum Formware-Scan-Zentrum an eine Postfach-Adresse mit Rheingas als Empfänger. Nach dem Scannen und Auslesen der Daten übermittelt Formware die Netto- und Bilddaten als PDF für die Archivierung im ERP-System. Die Abrechnung erfolgt pro Mandant.
Umfassendes Lösungskonzept zügig umgesetzt
Yvonne Buchspies, Leiterin der IT-Abteilung Bereich ERPframe, ist vor allem von der nahtlosen Implementierung überzeugt: „Gemeinsam mit Formware haben wir den Status quo analysiert und gemeinsame Ziele festgelegt. Auf deren Grundlage hat Formware uns ein umfassendes Lösungskonzept vorgelegt und anschließend zügig umgesetzt.“

Kundenstimme
„Formware hat uns dabei unterstützt, den Verarbeitungsprozess der Kundenselbstablesung merklich zu verschlanken und so unsere Mitarbeiter spürbar zu entlasten.“
Ute Lichter, Leiterin Innendienst Sparte Tankgas