Das Touristikunternehmen Eurotours International ist einer der größten Direkt-Reiseveranstalter in Mitteleuropa und zu 100 Prozent Teil der Österreichisches Verkehrsbüro Aktiengesellschaft, dem größten und ältesten österreichischen Tourismuskonzern. Mit 350 Mitarbeitenden vermarktet Eurotours die touristischen Angebote Österreichs und seiner Nachbarländer weltweit und deckt dabei alle Formen des organisierten Reisens ab: von Individualreisen in Ferienregionen und im Städtebereich bis hin zu Gruppenreisen Incentives und Conventions. Der Reiseveranstalter kooperiert mit 4.000 Leistungsanbietern sowie mehr als 1200 Reiseveranstaltern aus 64 Ländern.
Voll umsorgt mit persönlichen Reiseunterlagen
In der stark umkämpften Tourismusbranche gilt es, nicht nur die bewussten Bedürfnisse der Reisenden zu erfüllen, sondern darüber hinaus ein Gefühl zu vermitteln, voll umsorgt zu sein – spätestens ab dem Zeitpunkt der Buchung.
Eurotours schickt beispielsweise Reisegästen, die eine Pauschalreise gebucht haben, bis zu zwei Wochen vor Reiseantritt ihre persönlichen Reiseunterlagen zu. Darin enthalten sind alle benötigten Dokumente wie Flugtickets, Hotelgutschein, Rail&Fly-Tickets etc. Diese Unterlagen kundenindividuell und ansprechend aufzubereiten, ist mit enormen logistischem Aufwand verbunden. Um sich vom Wettbewerb abzugrenzen und einen entsprechenden Mehrwert zu bieten, der die Vorfreude auf die Reise steigert, ist dieser Service aber unerlässlich.
Dynamisches Lösungskonzept
Aus diesem Grund suchte Eurotours nach passenden Partnern, mit denen sich die Produktions- und Versandprozesse optimieren lassen. Die Formware GmbH präsentierte im Rahmen der Gesamtlösung von Swiss Post Solutions ein dynamisches Lösungskonzept auf Basis der Software-Suite Connext Cube, das den Wünschen von Eurotours entsprach. Nun unterstützt Formware den Reiseveranstalter mit digitalen Tools dabei, Reiseunterlagen attraktiv zu personalisieren und anschließend postalisch oder per E‑Mail zu versenden.
Individualisierte Booklets pünktlich zum Reiseantritt
Die Reisegäste erhalten vor Reiseantritt ein Booklet, das ganz spezifisch auf sie zugeschnitten ist. Wer dieses Booklet aufschlägt, wird persönlich angesprochen und findet neben den Tickets und Hotelgutscheinen auch Flyer mit nützlichen Informationen zum Reiseziel, Anfahrtsbeschreibungen, individuellen Ausflugstipps und einer Checkliste, was für die Reise wichtig ist. Zudem können auch Werbeunterlagen für Cross-Selling-Maßnahmen beigefügt werden, wie beispielsweise ein Gutschein für ein Fotobuch, einlösbar beim hauseigenen Fotoservice.
Die Aufbereitung der Druckdaten im Gesamtlösungsprozess übernimmt Formware im firmeneigenen Rechenzentrum. Der Prozess ist voll automatisiert und wird mit der Übertragung der Buchungsdaten ausgelöst. Die Seitenzahl und das Format der Booklets sind variabel. Formware erstellte hierfür die dynamischen Layouts und Regeln entsprechend der Kundenwünsche und angepasst an dessen Corporate Design.
Die teils sehr kurzfristige Abwicklung der Dokumentproduktion macht ein schnelles Eingreifen notwendig, um die Unterlagen trotzdem rechtzeitig zuzustellen oder spezielle Bedarfe auch nachträglich umzusetzen. Als Teil von Connext Cube stellt Formware eine Web-Plattform zur Verfügung, über die berechtigte Anwender Buchungsdaten noch kurz vor Versand freigeben, bzw. editieren können.
