Airbus S.A.S. ist mit über 60.000 Mitarbeitern sowie 40 Milliarden Euro Jahresumsatz der größte europäische Flugzeughersteller und gehört branchenübergreifend zu den bedeutendsten Innovationsträgern weltweit. Allein im Jahr 2017 investierte das Unternehmen 2,8 Milliarden Euro in Forschung und Entwicklung. In Deutschland befinden sich einige der größten und bedeutendsten Standorte, an denen Airbus mehr als 46.000 Mitarbeiter und damit knapp die Hälfte aller Arbeitskräfte in der deutschen Luft- und Raumfahrtindustrie beschäftigt.
Regelmäßiger Kraftakt zum Monatsende
Diese große Mitarbeiterzahl stellte die Personalabteilung des Flugzeugbauers zum Monatsende regelmäßig vor einen Kraftakt, denn die Belegschaft erhielt Entgeltabrechnungen größtenteils auf dem Postweg. Drucken, Kuvertieren und Frankieren kostete eine Menge Zeit, viel Papier und letztlich bares Geld. Daher ist es wenig verwunderlich, dass ein hochinnovatives Unternehmen wie Airbus letztlich auf digitale Lösungen setzt. Für Uwe Hellwege, Head of HR Service Line bei Airbus in Deutschland, war das Ziel klar: „Wir wollten möglichst viele Mitarbeiter für die digitale Entgeltabrechnung gewinnen, um unsere Personalabteilung zu entlasten und Kosten zu reduzieren.“
Optimierte Output-Prozesse durch Digitalisierung
Am Anfang stand die Optimierung der Output-Prozesse. Hierfür holte sich Uwe Hellwege die Expertise zweier renommierter Partner ins Boot. Drescher Full-Service Versand GmbH druckt und versendet als Generalunternehmer die Entgeltabrechnungen für Mitarbeiter, die noch nicht auf die elektronische Zustellung umgestiegen sind. Die Formware GmbH betreibt hierfür ein elektronisches Archiv, in dem die Dokumente gespeichert werden und das zugleich die Basis für den digitalen Lösungsansatz darstellt.
Über die Formware Webanwendung Mobile View können die Mitarbeiter auf dieses Archiv und damit auf ihre persönlichen Entgeltabrechnungen immer und überall online zugreifen – ganz bequem mit dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer. Nachdem die Abrechnungen im persönlichen Online-Postfach bereitstehen, erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung per E‑Mail.
Die Hälfte der Mitarbeiter erhält Entgeltabrechnungen digital
Der Personalabteilung von Airbus stehen zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung, um die Umstellung weitestgehend zu automatisieren. Für maximale Sicherheit bei der Registrierung sorgt die Abfrage einer vorab definierten, geheimen Information. Sollten trotzdem Schwierigkeiten oder Fragen auftreten, können sich die Mitarbeiter direkt an die Service Line wenden.
Über die Möglichkeit zum Umstieg auf die digitale Versandlösung wurden die Mitarbeiter noch ganz klassisch postalisch informiert. Das Anschreiben enthielt die persönlichen Registrierungsdaten und wurde zusammen mit der Entgeltabrechnung versendet. Bei der Umstellung selbst unterstützt der Formware Chatbot die Mitarbeiter und stellt einen einfach und reibungslosen Übergang ohne Mehraufwand für die Personalabteilung sicher. „Die Registrierung ist völlig freiwillig,“ betont Uwe Hellwege. Er ist umso mehr begeistert darüber, dass sich bereits 50 Prozent der Mitarbeiter dafür entschieden haben.
Kundenstimme
„Wir sind von Anfang an auf hohe Akzeptanz für die neue Anwendung gestoßen
– ein Trend, der bis jetzt anhält.“
Uwe Hellwege, Head of HR Service Line, Airbus Deutschland GmbH