Case Study

Digitale Entgeltabrechnung mit Mobile View bei Airbus

Airbus S.A.S. ist mit über 60.000 Mitar­bei­tern sowie 40 Milli­ar­den Euro Jahres­um­satz der größte europäi­sche Flugzeug­her­stel­ler und gehört branchen­über­grei­fend zu den bedeu­tends­ten Innova­ti­ons­trä­gern weltweit. Allein im Jahr 2017 inves­tierte das Unter­neh­men 2,8 Milli­ar­den Euro in Forschung und Entwick­lung. In Deutsch­land befin­den sich einige der größten und bedeu­tends­ten Stand­orte, an denen Airbus mehr als 46.000 Mitar­bei­ter und damit knapp die Hälfte aller Arbeits­kräfte in der deutschen Luft- und Raumfahrt­in­dus­trie beschäftigt.


Regel­mä­ßi­ger Kraft­akt zum Monatsende

Diese große Mitar­bei­ter­zahl stellte die Perso­nal­ab­tei­lung des Flugzeug­bau­ers zum Monats­ende regel­mä­ßig vor einen Kraft­akt, denn die Beleg­schaft erhielt Entgeltab­rech­nun­gen größten­teils auf dem Postweg. Drucken, Kuver­tie­ren und Frankie­ren kostete eine Menge Zeit, viel Papier und letzt­lich bares Geld. Daher ist es wenig verwun­der­lich, dass ein hochin­no­va­ti­ves Unter­neh­men wie Airbus letzt­lich auf digitale Lösun­gen setzt. Für Uwe Hellwege, Head of HR Service Line bei Airbus in Deutsch­land, war das Ziel klar: „Wir wollten möglichst viele Mitar­bei­ter für die digitale Entgeltabrechnung gewin­nen, um unsere Perso­nal­ab­tei­lung zu entlas­ten und Kosten zu reduzieren.“

Optimierte Output-Prozesse durch Digitalisierung 

Am Anfang stand die Optimie­rung der Output-Prozesse. Hierfür holte sich Uwe Hellwege die Exper­tise zweier renom­mier­ter Partner ins Boot. Drescher Full-Service Versand GmbH druckt und versen­det als General­un­ter­neh­mer die Entgeltab­rech­nun­gen für Mitar­bei­ter, die noch nicht auf die elektro­ni­sche Zustel­lung umgestie­gen sind. Die Formware GmbH betreibt hierfür ein elektro­ni­sches Archiv, in dem die Dokumente gespei­chert werden und das zugleich die Basis für den digita­len Lösungs­an­satz darstellt.

Über die Formware Weban­wen­dung Mobile View können die Mitar­bei­ter auf dieses Archiv und damit auf ihre persön­li­chen Entgeltab­rech­nun­gen immer und überall online zugrei­fen – ganz bequem mit dem Smart­phone, dem Tablet oder dem Compu­ter. Nachdem die Abrech­nun­gen im persön­li­chen Online-Postfach bereit­ste­hen, erhal­ten die Mitar­bei­ter automa­tisch eine Benach­rich­ti­gung per E‑Mail.

Die Hälfte der Mitar­bei­ter erhält Entgeltab­rech­nun­gen digital

Der Perso­nal­ab­tei­lung von Airbus stehen zahlrei­che Konfi­gu­ra­ti­ons­mög­lich­kei­ten zur Verfü­gung, um die Umstel­lung weitest­ge­hend zu automa­ti­sie­ren. Für maximale Sicher­heit bei der Regis­trie­rung sorgt die Abfrage einer vorab definier­ten, gehei­men Infor­ma­tion. Sollten trotz­dem Schwie­rig­kei­ten oder Fragen auftre­ten, können sich die Mitar­bei­ter direkt an die Service Line wenden.

Über die Möglich­keit zum Umstieg auf die digitale Versand­lö­sung wurden die Mitar­bei­ter noch ganz klassisch posta­lisch infor­miert. Das Anschrei­ben enthielt die persön­li­chen Regis­trie­rungs­da­ten und wurde zusam­men mit der Entgeltabrechnung versen­det. Bei der Umstel­lung selbst unter­stützt der Formware Chatbot die Mitar­bei­ter und stellt einen einfach und reibungs­lo­sen Übergang ohne Mehrauf­wand für die Perso­nal­ab­tei­lung sicher. „Die Regis­trie­rung ist völlig freiwil­lig,“ betont Uwe Hellwege. Er ist umso mehr begeis­tert darüber, dass sich bereits 50 Prozent der Mitar­bei­ter dafür entschie­den haben. 


Kunden­stimme

„Wir sind von Anfang an auf hohe Akzep­tanz für die neue Anwen­dung gesto­ßen
– ein Trend, der bis jetzt anhält.“

Uwe Hellwege, Head of HR Service Line, Airbus Deutsch­land GmbH